In Zeiten steigender Lizenzkosten und wachsender Datenschutzanforderungen suchen viele Unternehmen nach einer passenden Microsoft Office Alternative. Ob für die öffentliche Verwaltung, das mittelständische Unternehmen oder das remote arbeitende Team – der Markt bietet zahlreiche leistungsfähige Lösungen jenseits von Microsoft 365.
LibreOffice – Der Open-Source-Klassiker für Puristen und Datenschutzbewusste
LibreOffice ist eine der bekanntesten und etabliertesten Open-Source-Lösungen als Microsoft Office Alternative. Entwickelt von The Document Foundation, hat sich das kostenlose Office-Paket insbesondere in datenschutzsensiblen Umfeldern einen Namen gemacht – etwa bei Behörden, NGOs und Bildungseinrichtungen. Der Verzicht auf jegliche Cloud-Anbindung macht es zur ersten Wahl für Organisationen, die volle Kontrolle über ihre Daten behalten wollen.
Die Suite umfasst alle klassischen Komponenten: das Textverarbeitungsprogramm Writer, die Tabellenkalkulation Calc, das Präsentationstool Impress, das Zeichenprogramm Draw, die Datenbankanwendung Base und den Formeleditor Math. Besonders stark ist LibreOffice bei der Bearbeitung von ODF-Dokumenten (Open Document Format), unterstützt aber auch gängige Microsoft-Formate wie DOCX, XLSX und PPTX – wenn auch nicht immer fehlerfrei.
Datenschutzvorteile
Ein wesentlicher Vorteil von LibreOffice liegt im Datenschutz: Es werden keinerlei Daten gesammelt oder in die Cloud übertragen. Dies macht die Suite besonders attraktiv für datensensible Einsatzbereiche wie Krankenhäuser, Justiz oder Kommunalverwaltungen. Da es sich um eine quelloffene Software handelt, kann der Quellcode jederzeit eingesehen und bei Bedarf sogar angepasst werden – ein Pluspunkt für die digitale Souveränität.
Performance & Anpassungsfähigkeit
Auch technisch kann LibreOffice punkten: Die Programme laufen stabil auf Windows, macOS und Linux, ohne hohe Systemanforderungen. Zudem lässt sich die Benutzeroberfläche durch Themes und Erweiterungen an individuelle Bedürfnisse anpassen. IT-Abteilungen schätzen die Möglichkeit, LibreOffice zentral auszurollen und über Gruppenrichtlinien zu konfigurieren.
Nachteile und Grenzen
Ein Nachteil ist die teilweise weniger intuitive Benutzeroberfläche im Vergleich zu Microsoft 365. Auch kollaboratives Arbeiten in Echtzeit ist nicht direkt möglich – hierfür müsste man etwa Collabora Online als Ergänzung nutzen. Für Unternehmen, die viel im Team arbeiten, könnte dies ein Ausschlusskriterium sein.
Fazit für LibreOffice:
- ✅ Kostenlose und vollumfängliche Office-Suite
- ✅ Kein Vendor Lock-in, volle Datenhoheit
- ✅ Ideal für datensensible Anwendungen und Offline-Arbeit
- ❌ Eingeschränkte Cloud- und Kollaborationsfunktionen
- ❌ Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Suiten altmodisch
OnlyOffice – Die moderne All-in-One-Lösung für Teamarbeit und Selbsthosting
OnlyOffice ist eine leistungsstarke und moderne Microsoft Office Alternative, die sich besonders durch ihre flexible Architektur und ihren Fokus auf kollaboratives Arbeiten auszeichnet. Die Suite wurde von Ascensio System SIA entwickelt und kombiniert Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationserstellung, Projektmanagement, E-Mail und CRM in einer einheitlichen Oberfläche – ideal für Teams und Organisationen mit hohen Ansprüchen an Kommunikation und Datenkontrolle.
Flexibles Hosting und Datenschutz
Ein wesentlicher Vorteil von OnlyOffice ist die Möglichkeit zur lokalen Installation (On-Premises), was besonders für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance entscheidend ist. Alternativ kann die Suite auch in der Cloud betrieben werden – entweder über den Anbieter selbst oder über Drittplattformen wie Nextcloud.
Mit einem klaren Fokus auf DSGVO-Konformität ist OnlyOffice eine attraktive Lösung für europäische Unternehmen und Institutionen. Die Server können selbst gewählt und verwaltet werden, was eine hohe Transparenz und Kontrolle über die eigenen Daten ermöglicht.
Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit
Die Oberfläche von OnlyOffice erinnert stark an Microsoft 365, was die Umstellung erleichtert. Die Kompatibilität mit Microsoft-Dateiformaten ist hervorragend – sowohl beim Öffnen als auch beim Speichern. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit, kombiniert mit einer fein abgestimmten Benutzerrechteverwaltung. Die Dokumente können sogar im „Kommentarmodus“ oder „Nur-Lesen-Modus“ freigegeben werden.
Zusätzlich unterstützt OnlyOffice Add-ons und Makros, was vor allem für technisch versierte Nutzer oder Entwicklerteams von Vorteil ist. Die Integration mit gängigen Cloud-Diensten wie Nextcloud, Seafile oder ownCloud macht die Plattform zudem ideal für hybride IT-Architekturen.
Einsatzbereiche und Erweiterbarkeit
OnlyOffice eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für große Organisationen. Dank der offenen API können eigene Module entwickelt oder bestehende erweitert werden. Besonders für Systemhäuser, IT-Dienstleister oder größere Verwaltungen ist dies ein starkes Argument.
Herausforderungen
Trotz aller Vorteile gibt es auch Hürden: Die Einrichtung der On-Premises-Version erfordert technisches Know-how und ist ohne IT-Erfahrung nicht trivial. Die kostenlosen Versionen (Community Edition) bieten nicht den vollen Funktionsumfang, und Support ist hier oft nur über Foren oder Communities verfügbar.
Fazit für OnlyOffice:
- ✅ Moderne Benutzeroberfläche mit Microsoft-ähnlichem Design
- ✅ Echtzeit-Zusammenarbeit und umfassende Rechteverwaltung
- ✅ Datenschutzkonform durch selbstbestimmtes Hosting
- ❌ Technisch anspruchsvolle Einrichtung bei Self-Hosting
- ❌ Volle Funktionalität nur in kostenpflichtigen Enterprise-Editionen
openDesk – Die Open-Source-Plattform für digitale Souveränität in der Verwaltung
openDesk ist ein relativ neues, aber wegweisendes Projekt im Bereich der digitalen Arbeitsumgebungen – speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Entwickelt als Antwort auf den zunehmenden Bedarf nach souveräner, datenschutzkonformer Software, kombiniert openDesk verschiedene bewährte Open-Source-Komponenten wie Collabora Online, Nextcloud, Open-Xchange und Jitsi zu einer leistungsstarken Gesamtlösung.
Ziel ist es, Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen mit einer offenen und kontrollierbaren IT-Infrastruktur auszustatten, die vollständig ohne Abhängigkeit von US-Anbietern wie Microsoft oder Google auskommt.
Digitale Souveränität als Kernprinzip
Das Herzstück von openDesk ist die digitale Unabhängigkeit: Die Plattform wird in deutschen Rechenzentren gehostet oder kann vollständig lokal betrieben werden – ein zentraler Vorteil für alle Institutionen, die besonderen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit unterliegen. Dank quelloffenem Code können alle Komponenten überprüft, modifiziert und weiterentwickelt werden.
Der Fokus liegt klar auf der Wahrung der digitalen Souveränität – ein Thema, das insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO und Diskussionen um den Cloud Act in den USA zunehmend an Bedeutung gewinnt. openDesk ist nicht nur ein Office-Ersatz, sondern eine vollständige, modulare Arbeitsumgebung.
Modulare Integration bewährter Tools
openDesk setzt nicht auf Eigenentwicklungen, sondern integriert bewährte Lösungen zu einem konsistenten System:
- Textverarbeitung & Tabellen: Collabora Online (basierend auf LibreOffice)
- Dateiverwaltung & Cloud-Speicher: Nextcloud
- E-Mail & Kalender: Open-Xchange
- Videokonferenzen: Jitsi Meet
Diese Kombination ermöglicht eine produktive Arbeitsweise – vollständig webbasiert und unabhängig vom Betriebssystem. Die Plattform eignet sich damit sowohl für klassische Büroarbeitsplätze als auch für mobile oder hybride Arbeitsmodelle.
Stärken im öffentlichen Sektor
Ein großer Vorteil ist die Ausrichtung auf den Bedarf öffentlicher Einrichtungen: openDesk wird bereits in Pilotprojekten verschiedener deutscher Bundesländer erprobt und kontinuierlich weiterentwickelt. Das zentrale Deployment durch IT-Dienstleister wie Dataport erleichtert den Einstieg erheblich – auch ohne eigene IT-Abteilung.
Darüber hinaus ist openDesk vollständig barrierefrei konzipiert und erfüllt die Anforderungen der BITV 2.0, was die Nutzung für Menschen mit Behinderung vereinfacht – ein essenzieller Aspekt für die Verwaltung.
Grenzen und Herausforderungen
Trotz vieler Vorteile richtet sich openDesk primär an Organisationen mit öffentlichem Auftrag – Unternehmen aus der Privatwirtschaft finden zwar ebenfalls Nutzen, müssen sich jedoch auf eine etwas „verwaltungsnahe“ Benutzerführung einstellen. Die technische Komplexität bei On-Premises-Lösungen erfordert zudem Know-how oder externe Unterstützung.
Fazit für openDesk:
- ✅ Maximale digitale Souveränität und Datenschutz
- ✅ Integration etablierter Open-Source-Komponenten
- ✅ Entwickelt für Behörden und öffentliche Träger
- ❌ Fokus auf Verwaltung kann für KMU zu speziell sein
- ❌ Einrichtung und Betrieb erfordern technisches Fachwissen
Google Workspace – Kollaboration in Echtzeit mit globaler Cloud-Infrastruktur
Google Workspace (ehemals G Suite) ist Googles umfangreiche Cloud-basierte Office- und Kollaborationsplattform und gilt als weltweit meistgenutzte Microsoft Office Alternative. Mit Tools wie Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar und Google Drive bietet Workspace eine vollständig integrierte Lösung für Teams, die ortsunabhängig, vernetzt und agil arbeiten möchten.
Die Stärke der Plattform liegt in der nahtlosen Echtzeit-Zusammenarbeit – und genau hier setzt sie Maßstäbe. Dokumente können gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden, Änderungen sind sofort sichtbar, und ein detailliertes Änderungsprotokoll sorgt für Transparenz.
Kollaboratives Arbeiten als Kernfunktion
Die Benutzeroberfläche von Google Workspace ist minimalistisch und intuitiv. Gerade kleinere Teams und Start-ups profitieren von der schnellen Einarbeitung, der unkomplizierten Bedienung und den zahlreichen Integrationen mit Drittanbietern – von Slack bis Trello.
Zu den größten Vorteilen zählen:
- Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten mit Kommentar- und Vorschlagsmodus
- Automatische Speicherung und Cloud-Synchronisierung
- Integration von Videokonferenzen (Google Meet) direkt in Kalendereinladungen oder Dokumente
Die Plattform eignet sich hervorragend für agile Projektarbeit, verteilte Teams oder Bildungseinrichtungen mit vielen digitalen Interaktionen.
Preis-Leistungs-Verhältnis & Skalierbarkeit
Google Workspace bietet verschiedene Preispläne – von Business Starter (ab ca. 5,75 €/Nutzer/Monat) bis zu Enterprise-Plänen mit erweitertem Support, Sicherheitsfunktionen und größeren Speicherkontingenten. Dadurch ist die Lösung für nahezu jede Unternehmensgröße skalierbar.
Ein besonders attraktives Feature für Unternehmen ist die zentrale Verwaltung über die Admin-Konsole: Nutzerrechte, Sicherheitsrichtlinien, Geräteverwaltung und Backups können zentral gesteuert werden – ein wichtiger Vorteil für IT-Abteilungen.
Datenschutz – ein kritischer Punkt
Kritisch wird Google Workspace allerdings beim Thema Datenschutz gesehen. Die Datenverarbeitung findet überwiegend in Rechenzentren in den USA statt. Zwar bietet Google verschiedene Compliance-Zertifikate (z. B. ISO 27001, SOC 2, DSGVO-Konformität laut eigener Angaben), doch die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards wird in Fachkreisen kontrovers diskutiert – insbesondere im öffentlichen Sektor.
Nutzungsszenarien
Google Workspace ist ideal für Unternehmen und Organisationen, die:
- hohe Anforderungen an Teamkollaboration haben
- Wert auf Mobilität und Geräteunabhängigkeit legen
- keine sensiblen personenbezogenen Daten verarbeiten oder eigene Datenschutzvereinbarungen mit Google abschließen können
Fazit für Google Workspace:
- ✅ Überragende Echtzeit-Zusammenarbeit
- ✅ Plattformunabhängig und intuitiv nutzbar
- ✅ Umfassende Tool-Integration für moderne Arbeitsumgebungen
- ❌ Datenschutzbedenken bei sensiblen Daten
- ❌ Abhängigkeit von Google-Infrastruktur und Internetverbindung
Zoho Workplace – Der Geheimtipp für kosteneffizientes Arbeiten in kleinen und mittleren Unternehmen
Zoho Workplace ist die Office- und Kollaborationsplattform des indischen Softwareunternehmens Zoho Corporation, das seit Jahren als stiller Champion im Bereich Business-Software gilt. Die Suite richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die eine kostengünstige, DSGVO-konforme und funktional vielseitige Microsoft Office Alternative oder Google Workspace suchen.
Mit Tools wie Zoho Writer (Textverarbeitung), Zoho Sheet (Tabellenkalkulation), Zoho Show (Präsentationen), Zoho Mail, Zoho Cliq (Teamchat) und Zoho WorkDrive (Cloud-Speicher) bietet Workplace eine vollständige digitale Arbeitsumgebung, die vollständig webbasiert funktioniert.
Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit
Zoho Workplace überzeugt durch seine strukturierte und moderne Benutzeroberfläche, die sich gut in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lässt. Besonders angenehm: Die Tools sind optisch einheitlich gestaltet und bieten eine flache Lernkurve – auch für Nutzer:innen ohne technische Vorkenntnisse.
Ein Highlight ist Zoho Writer, das nicht nur mit Word-Dateien sehr gut zurechtkommt, sondern auch eine klare Versionierung, Kommentarfunktion, digitale Signaturen und sogar einen KI-basierten Assistenten für Textoptimierung bietet. Zoho Sheet punktet mit Visualisierungstools, Pivot-Tabellen und Makros – vergleichbar mit Excel, aber weniger ressourcenintensiv.
Datenschutz und Hosting in der EU
Zoho hat sich in den letzten Jahren stark auf Datenschutz fokussiert: Rechenzentren in der EU, verschlüsselte Datenübertragung und die Möglichkeit, Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäß DSGVO abzuschließen, machen die Lösung auch für datenschutzsensible Unternehmen attraktiv.
Ein weiterer Vorteil: Die Plattform erhebt keine Nutzerdaten für Werbezwecke und ist nicht Teil des US-amerikanischen Tech-Konzernspektrums – ein Pluspunkt für Organisationen, die Unabhängigkeit und Transparenz schätzen.
Preisgestaltung
Zoho Workplace ist ausgesprochen günstig: Der Einstiegstarif beginnt bei rund 3 € pro Nutzer/Monat. Dafür erhält man bereits E-Mail, Office-Apps und 30 GB Cloud-Speicher. Höhere Tarife bieten zusätzlichen Speicher, Admin-Tools und erweiterten Support. Besonders für wachsende Unternehmen mit begrenztem IT-Budget ist dies eine attraktive Option.
Grenzen und Herausforderungen
Trotz all der Vorteile bleibt Zoho für viele ein „Hidden Champion“. Das bedeutet: Geringere Community-Unterstützung im deutschsprachigen Raum, weniger Tutorials und Integrationen als bei den Marktführern. Zudem wirken einige Funktionen im Detail noch nicht ganz so ausgereift wie bei Microsoft oder Google.
Fazit für Zoho Workplace:
- ✅ Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU
- ✅ Vielfältige Funktionen und solide Datenschutzkonformität
- ✅ Geringe Einstiegshürden und moderne Benutzerführung
- ❌ Weniger bekannt, kleinere Community
- ❌ Einzelne Funktionen wirken weniger tief integriert als bei Platzhirschen
Microsoft Office-Alternative im Vergleich – Welche Lösung passt zu Ihrem Bedarf?
Die Suche nach einer geeigneten Microsoft Office Alternative ist kein reines Preis- oder Technikthema – sie berührt strategische Fragen wie digitale Souveränität, Datenschutz, Teamarbeit und Zukunftssicherheit. Der Markt bietet inzwischen ein breites Spektrum an leistungsfähigen Office-Suiten, die je nach Anwendungsfall klar punkten können.
Für wen eignet sich welche Lösung?
- Datenschutz und Kontrolle im Fokus?
→ LibreOffice und openDesk sind hier die klare Empfehlung. Beide Lösungen kommen ohne Cloud-Zwang aus, erlauben Selbsthosting und erfüllen höchste Anforderungen an Informationssicherheit. Besonders openDesk richtet sich mit seiner modularen Architektur gezielt an öffentliche Einrichtungen. - Teamarbeit und moderne Cloud-Arbeit gefragt?
→ Google Workspace und OnlyOffice überzeugen mit Echtzeit-Zusammenarbeit, Integration in moderne Arbeitsumgebungen und flexibler Skalierbarkeit. Während Google Workspace auf Einfachheit und Performance setzt, bietet OnlyOffice mehr Kontrolle durch On-Premises-Optionen. - Kosteneffizienz für KMU?
→ Zoho Workplace stellt mit seinen günstigen Einstiegspreisen und der großen Funktionsbreite eine starke Option dar – besonders für wachsende Unternehmen, die Wert auf Datenschutz, aber auch schlanke IT-Lösungen legen.
Wann lohnt sich der Umstieg?
Ein Wechsel von Microsoft 365 sollte gut überlegt und strategisch begleitet werden. Auslöser können u.a. sein:
- steigende Lizenzkosten
- wachsende Datenschutzbedenken
- Anforderungen an digitale Unabhängigkeit
- der Wunsch nach flexibleren IT-Strukturen
Doch ein Umstieg ist mehr als nur der Austausch eines Softwarepakets – es bedeutet die Neuorganisation von Workflows, Rechtestrukturen, Schulungen und IT-Sicherheit. GECKO unterstützt Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen bei genau diesem Wandel. Unser Team analysiert Ihre bestehenden Prozesse, prüft Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen und entwickelt mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung.
Die Leistungen von GECKO umfassen:
- Anforderungsanalyse & Beratung
- Migration & Integration bestehender Systeme
- Einrichtung von Cloud- oder On-Premises-Lösungen
- Datenschutzkonforme Umsetzung inkl. ADV-Verträgen
- Anwenderschulungen und technischer Support
Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung in der individuellen Softwareentwicklung und Managed IT sowie unser tiefes Verständnis für Business Applications, um eine zukunftsfähige, leistungsstarke Arbeitsumgebung zu schaffen.
