d.velop Dokumenten Management System für Hochschulen
Wir unterstützen Hochschulen und Universitäten bei der Einführung von d.velop Dokumentenmanagement zur Digitalisierung der Prozesse.
Wir haben Know-how
durch langjährige Partnerschaften mit
HISinOne
Campus Management
d.velop
Dokumenten Management
HIS Hochschul ERP
Ressourcen Management
GECKO Hochschulwesen
d.velop DMS Einführung an Hochschulen von Experten
Automatisierte Workflows und vereinfachte Dokumentenverwaltung ermöglichen die Digitalisierung des gesamten studentischen Lebenszyklus. Wir bieten umfassende Dienstleistungen von Beratung bis hin zur sicheren Inbetriebnahme. Entdecken Sie die Vorteile digitaler Akten, automatisierter Workflows und DSGVO-konformer Archivierung. Mit 25 Jahren Erfahrung sind wir Ihr Partner für die Digitalisierung von Hochschulprozessen.
Unsere Leistungen
Wir sind Ihr Begleiter auf dem Weg durch den kompletten Prozess des Projektes: beginnend mit einer umfassend Beratung über die Anpassung der d.velop Dokumenten Management Lösung bis hin zur sicheren Inbetriebnahme und einer fortlaufenden Betreuung. Zu unseren Services zählen u.a. die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses, Digitale Studierenden- und Personalakten sowie das Vertragsmanagement und eRechnungen.
d.velop DMS
Beratung & Konzeption
- Strategische und operative Beratung
- Analyse der Prozesse und Strukturen
- Projektplanung und Budgetierung
d.velop DMS
Installation & Anpassung
- Installation, Betrieb und Hosting
- Integration von Daten aus Altsystemen
- Durchführung von Workshops
d.velop DMS
Individuelle Entwicklung
- Entwicklung passgenauer Funktionen
- Anbindung externer Systeme
- Implementierung von Schnittstellen
Was kann das d.velop Dokumentenmanagement-System?
d.velop AG ist führender Software-Anbieter intelligenter Dokumenten Management Systeme (DMS) und bildet den gesamten studentischen Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte ab. Als Sales und Consulting Partner unterstützen wir Hochschulen und Universitäten bei der Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung des d.velop Dokumentenmanagement-Systems. Mithilfe digitaler Akten, automatischer Workflows und digitaler Prozesse wird die tägliche Arbeit vor allem im Umgang mit Dokumenten vereinfacht.
Digitales Dokumentenmanagement
In deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich unzählige Dokumente und Informationen aller Art an, wie Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren, Anträge und Rechnungen. Daher sind flexiblere Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Unterlagen in den Fakultäten und Instituten unerlässlich geworden. Das Wissensmanagement gewinnt dabei immer mehr an Bedeutung. Das Dokumentenmanagement-System für moderne Hochschulen und Universitäten bietet eine Integrationsplattform mit vielfältigen Schnittstellen, wie z. B. HIS, CAMPUSonline und d.velop Archivelink.
Digitale Vertragsakte
Die elektronische Vertragsakte ist eine Lösung für das ganzheitliche Vertragsmanagement. Sie unterstützt Ihre Mitarbeiter über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Bereits in der Anbahnungsphase können Dokumente, Informationen und alle Aktivitäten in einer digitalen Vertragsakte zusammengefasst und jederzeit gefunden werden. Bei der Erstellung von Verträgen, Anlagen und weiteren Schriftstücken können Sie auf zentral verwaltete Dokumentenvorlagen zurückgreifen.
Im weiteren Verlauf ist es wichtig, den Überblick über bevorstehende Fristen wie Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen zu behalten. Hierfür werden Übersichten und proaktive Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen bereitgestellt. Das Vertragsmanagement lässt sich einfach in führende Anwendungen wie den E-Mail-Client oder das ERP-System integrieren.
Elektronische Studierendenakte
Die Grundlage einer elektronischen Studierendenakte bildet die vorgangsbezogene Ablagestruktur. In einer ganzheitlichen Studierendenakte können alle Geschäftsprozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus abgebildet werden. Dadurch haben berechtigte Benutzer die Möglichkeit, effizient in der Studierendenakte, den zugehörigen Dokumenten, Prüfungsunterlagen oder Abschlussdokumenten von aktiven oder exmatrikulierten Studierenden zu recherchieren. Das hinterlegte Berechtigungsprofil regelt den Zugriff auf Dokumente und Informationen für bestimmte Personengruppen.
Die Studierendenakte ist ein Lösungstemplate, das projektbezogen angepasst werden kann. Es umfasst u.a. folgende Funktionalitäten:
- Automatisierte und vorgangsbezogene Erfassung von E-Mails
- Automatisiertes Anlegen & Aktualisieren einer Studierendenakte
- Workflows zur Vorgangsbearbeitung von Prozessen
- Zentrale Erfassung von Studierendendokumenten
- Dokumentenrecherche und -anzeige
Elektronische Drittmittelakte
Die Einführung einer digitalen Drittmittelprojektakte auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems erfordert den Aufbau einer ganzheitlichen Ablagestruktur. Dadurch können Dokumente für die verschiedenen Prozesse der Drittmittelbewirtschaftung einer Universität oder Hochschule abgelegt werden. Die Strukturierung der Aktenablage hängt von den sogenannten „Akten- und Dokumentenarten“ ab. Diese stellen den Ausgangspunkt für die Zuordnung der Zugriffsberechtigungen und der Verarbeitung dar.
In der digitalen Drittmittelakte werden alle relevanten Projektinformationen zentral in Form von Anwendungsdateien (z.B. Word, Excel), E-Mails und digitalisierten Dokumenten sowie Belegen (Rechnungen oder Ministeriumsschreiben) strukturiert und revisionssicher im DMS abgelegt. Die Revisionssicherheit des DMS gewährleistet dabei Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle an der Drittmittelverwaltung beteiligten Personen und Stellen.
Elektronische Personalakte
Die elektronische Personalakte ermöglicht eine rechtssichere und strukturierte Ablage aller relevanten Personaldokumente in verschiedenen Registern. Die Ablage kann manuell oder über das führende Personalfachverfahren erfolgen.
Die Personalakte ermöglicht die automatisierte Ablage von elektronischen Dokumenten wie Verdienst- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und Gehaltskonten. Außerdem können Personaldokumente wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Aus- und Fortbildungsnachweise, Zeugnisse und Beurteilungen individuell erfasst werden.
Digitale Rechnungsablage
Je nach Rechnungsformat und Übermittlungsart gibt es in der Regel drei verschiedene Grundrechnungsformate, die in das DMS überführt werden.
- Analoge Rechnung in Papierform
- Digitale Rechnung als Anhang einer E-Mail (als PDF-Datei)
- Strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format (z. B. als ZUGFeRD1.0 oder 2.0-Format)
Die drei Rechnungsformate können über Scanner, E-Mail oder das Portal eingereicht werden. Unsere Erfassungs- und Scanlösung ermöglicht eine zweistufige oder mehrstufige Massenverarbeitung von Dokumenten und Belegen. Dies gilt sowohl für die Poststelle als auch für die Nachbearbeitung, beispielsweise beim zentralen Rechnungseingang in der Finanzbuchhaltung.
Digitale Postverteilung
Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden und Lieferanten wichtige Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Geschäftspost einfach, digital und vor allem rechtssicher zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis.
- Mitarbeitende und Lieferanten binden: Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.
- Geld und Zeit sparen: zum Beispiel 1,50 € pro digitale Gehaltsabrechnung.
- Höchste Sicherheitsstandards: Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung für die gesamte Zustellung der digitalen Post.
- Einmalige Registrierung und lebenslange Nutzung: Die Nutzung ist für die Empfänger:innen komplett kostenfrei.
Digitale Unterschrift
Täglich stehen zahlreiche Hochschulen und Universitäten vor Herausforderungen wie endlosen Papierstapeln, aufwendigen Prozessen und unzureichendem Datenschutz. Die Lösung bietet d.velop sign, eine deutsche eSignatur, die Menschen aus allen Branchen dabei unterstützt, den langwierigen Unterschriftenprozess vollständig zu digitalisieren und zu optimieren. Die Nutzung von d.velop sign erfordert keine Hard- oder Softwareinstallation, da sie komplett cloudbasiert funktioniert.
- Zeitersparnis: Kein Gang zum Drucker, keine langen Wartezeiten
- Kostensenkung: Papier, Druck- und Versandkosten werden merklich reduziert
- Ortsunabhängig: Dokumente standortunabhängig unterzeichnen
Vorteile von d.velop Dokumenten Management System
Mit der d.velop DMS Software digitalisieren Sie nicht nur den kompletten Student Life Cycle, sondern auch die allgemeine Verwaltung Ihrer Hochschule und speichern alles in einer digitalen Akte.
d.velop ist führende Anbieter von intelligenter DMS-Software
Digitale Akten und automatisierte Workflows
Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente
DSGVO- und Gesetzes-konforme Archivierung
Flexibles Hosting Ihrer d.velop DMS Lösung
Als Teil der WIIT Gruppe verfügen wir über ein umfangreiches Netzwerk. Wir setzen erfolgreich Projekte im Bereich Hosting, Cloud und Rechenzentrum um und garantieren nahtlose Übergänge zwischen Entwicklung und Hosting. Dadurch können wir Ihnen eine individuelle und angepasste Hosting-Lösung für Ihre Hochschule anbieten.
Private Cloud Hosting
Hosting der d.velop DMS Software auf Servern in unseren Rechenzentren.
Public Cloud Hosting
Hosting der d.velop DMS Software bei renomierten Cloud-Anbietern.
on Premises Hosting
Hosting der d.velop DMS Software auf eigenem Server der Hochschule.
Kostenlose Beratung
Wenn Sie mehr über die Einführung von d.velop Dokumenten Management System für Ihre Hochschule erfahren möchten, können Sie ganz einfach einen Termin buchen.
Warum eine Zusammenarbeit mit GECKO?
Dank unserer jahrelangen Erfahrung in der Einführung von d.velop Dokumentenmanagement Systemen verfügen wir über umfangreiches Know-how im Bereich d.velop DMS. Wir sind mit den Prozessen von Universitäten vertraut und können Sie umfassend und kompetent beraten.
Partner der HIS eG und d.velop AG
Als Partner der HIS eG und der d.velop AG hat GECKO Zugriff auf die neuesten Services und Leistungen.
25 Jahre Erfahrung
Seit mehr als 25 Jahren sammelt GECKO Erfahrungen in der Digitalisierung von Hochschulen.
Qualifiziertes Team
Unser erfahrenes Team ist mit den spezifischen Anforderungen von Hochschulen vertraut.
Wir sind Ihr Partner für d.velop
Langjährige Erfahrung
Unsere Expertise konnten wir in den letzten Jahren in zahlreichen Digitalisierungs-Projekten unter Beweis stellen und weiter ausbauen.
Schneller Support
Unser Entwicklungs-Team steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten.
Entwicklung in Deutschland
Unsere Entwicklungs-Prozesse bieten höchste Qualität, Zuverlässigkeit und Datensicherheit gemäß deutschen Standards.
Sie haben Fragen zur d.velop DMS Einführung an Ihrer Hochschule
Unsere Experten für d.velop DMS freuen sich darauf, von Ihnen zu hören. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular oder melden Sie sich telefonisch bei uns. Wir beraten Sie gerne umfassend.
Ich helfe Ihnen gern
Wenn Sie Fragen zu d.velop Dokumenten Management System Lösungen haben, dann bin ich für Sie da.
Mathias Bachul
Digitalisierung FAQ
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Transformation
Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die speziell für den Einsatz an Hochschulen entwickelt wurden, um eine effiziente Verwaltung und Unterstützung verschiedener Aspekte des Hochschulbetriebs zu ermöglichen. Ein zentrales Element ist das Learning Management System (LMS), das die Verwaltung von Kursen, Online-Lerninhalten, Kommunikation und Bewertungen erleichtert. Beliebte Beispiele für LMS sind Moodle, Blackboard, Canvas und Sakai.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Campus Management System. Es bietet umfassende Funktionen zur Integration verschiedener Hochschulprozesse. Hierbei spielen Systeme wie CampusNet, Banner und PeopleSoft eine herausragende Rolle.
Ein besonders hervorstechendes Beispiel für Hochschulsoftware ist HISinOne. HISinOne ist ein umfassendes Campus Management System, das zahlreiche administrative Prozesse abdeckt, wie zum Beispiel die Studierendenverwaltung, das Prüfungsmanagement und die Finanzbuchhaltung. Seine Bedeutung liegt in der ganzheitlichen Unterstützung der Hochschuladministration, um einen effizienten und gut koordinierten Betrieb zu gewährleisten.
Die Kosten für die Digitalisierung einer Hochschule sind sehr unterschiedlich und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Insbesondere die Größe der Hochschule spielt eine entscheidende Rolle, da größere Institutionen oft umfassendere Digitalisierungsprojekte umsetzen müssen. Auch die bereits vorhandene IT-Infrastruktur beeinflusst die Kosten, da die Modernisierung bestehender Systeme oder die Integration neuer Technologien unterschiedliche Kosten verursachen kann.
Ein wesentlicher Kostenpunkt sind die Infrastruktur- und Hardware-Kosten. Die Aktualisierung oder Erweiterung von Netzwerken, Servern sowie der Erwerb von Hardware wie Computer und Tablets können beträchtliche finanzielle Mittel erfordern. Zudem spielen Software-Lizenzgebühren eine bedeutende Rolle, da die Auswahl von spezifischen Anwendungen und Plattformen mit entsprechenden Lizenzkosten verbunden ist.
Weitere finanzielle Aspekte umfassen Schulungen für das Personal, um sicherzustellen, dass sie die neuen digitalen Tools effektiv nutzen können, sowie laufende Kosten für die Wartung und Aktualisierung der digitalen Infrastruktur. Es ist wichtig zu beachten, dass die Kosten für die Digitalisierung langfristig angelegt sind und langfristige Vorteile in Bezug auf Effizienz, Zugänglichkeit und Ressourcennutzung bieten können.
Die Einführung von Hochschulsoftware kann erheblich variieren und wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Ein zentraler Aspekt ist die Art der Software, die eingeführt wird. Die Implementierung eines umfassenden Campus-Management-Systems kann beispielsweise länger dauern als die Einführung eines Learning Management Systems (LMS).
Die Komplexität der gewählten Softwarelösung ist ein weiterer entscheidender Faktor. Je komplexer die Software und je mehr Anpassungen oder Integrationen erforderlich sind, desto länger kann der Einführungsprozess dauern. Lösungen, die eine umfassende Modernisierung der bestehenden IT-Infrastruktur erfordern, können ebenfalls zu längeren Implementierungszeiten führen.
Auch die Verfügbarkeit von Ressourcen spielt eine Rolle. Wenn ausreichende personelle, finanzielle und technische Ressourcen vorhanden sind, kann die Einführung schneller erfolgen. Die Schulung des Personals und die Anpassung von Arbeitsprozessen an die neue Software können zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.
Die Einführung von Hochschulsoftware kann insgesamt einige Monate bis zu mehreren Jahren dauern, abhängig von den genannten Faktoren und der Größe der Hochschule.
Campus Management Lösungen bieten Hochschulen zahlreiche Vorteile. Ein zentraler Nutzen besteht in der effizienten Verwaltung verschiedenster Hochschulprozesse, wie der Studierendenverwaltung, Kursplanung, Prüfungsmanagement, Finanzbuchhaltung und anderen administrativen Aufgaben. Durch die Integration in ein Campus Management System können diese Prozesse zentralisiert und optimiert werden.
Durch die Einführung einer solchen Lösung können Hochschulen ihre internen Abläufe rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass verschiedene Abteilungen nahtlos miteinander kommunizieren können. Dies führt zu einer verbesserten Gesamtorganisation und ermöglicht es dem Hochschulpersonal, sich verstärkt auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
