myfactory ERP Integration

Das Unternehmen

LOOKS produziert seit der Gründung im Jahr 1995 Dokumentarfilme und Dokumentationen für Kino, Fernsehen und Internet.
An den Standorten Leipzig, Berlin und Halle entstanden bisher über 100 Produktionen, ein großer Teil davon in internationalen Koproduktionen, fast alle für den internationalen Markt. Seit 2012 wird das Portfolio um die Produktion von fiktionalen Stoffen für Kino und TV am Standort Berlin erweitert.
Das Vertriebsteam in Hannover sorgt für eine regelmäßige Vertretung der Produktionen auf den internationalen Messen und Festivals und baut das Netzwerk zu inter-nationalen Partnern ständig aus.

Die Anforderungen

Um den umfangreichen Anforderungen an die Finanzplanung und Budgetverwaltung, Projekt-und Dokumentenverwaltung von unterschiedlichen Firmenstandorten aus in mehreren gleichzeitig laufenden umfangreichen Filmprojekten gerecht werden zu können, wurde schnell klar, dass nur die individuelle Entwicklung einer speziellen Softwarelösung durch einen zuverlässigen Softwarepartner zum Ziel führen wird.
Zusätzlich fanden Punkte wie die Integration der vielschichtigen Projektkommunikation, ein ausbaufähiges Reportingsystem sowie die Sicherheit, dass die neue Lösung mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt halten muss, Eingang in den Anforderungskatalog des Medienunternehmens.

Die Lösung

Als Consulting Center der myfactory International GmbH hat sich GECKO unter anderem auf Individuallösungen in der Warenwirtschaft (ERP) für Handel-und Dienst-leistungsunternehmen spezialisiert.
Auf der Basis des standardmäßig verfügbaren ERP-Moduls der myfactory.BusinesWorld wurde für LOOKS ein Set an Zusatzfunktionalitäten hergestellt.

Entscheidungskriterium
Die flexible Anpassbarkeit der Software an den jeweils individuellen Bedarf und nicht zuletzt das sympathische Entwicklerteam machten die Entscheidung für die Rostocker Softwareschmiede leicht. Aber auch die langjährige Erfahrung des GECKO-Teams mit der Umsetzung von kundenspezifischen Anforderungen und die damit einhergehende hohe Updatesicherheit der neu entstehenden Programmteile trugen dazu bei, sich für den ERP-Partner von der Ostseeküste zu entscheiden.

Umsetzung
Der in der Standardlösung bereits vorhandene Bereich der Projektverwaltung wurde um eine eigene Projektkalkulation erweitert. In dieser kann das Projektbudget geplant und auf einzelne Positionen wie z. B. Regisseur oder Reisekosten verteilt werden.
In einer ebenfalls neuen Projektübersicht können die Einkaufs-und Verkaufsbelege nach Firmen (Betriebsstätten), Projekten und Budgetpositionen gefiltert angezeigt werden. Das Anlegen neuer Belege, welche automatisch der richtigen Budgetposition zugeordnet werden, ist ein Kinderspiel. Bei Überschreitung des geplanten Budget zu einer Position wird der Nutzer auf das noch zur Verfügung stehende Budget hingewiesen.
Zusätzlich können aus der erweiterten Projektübersicht heraus mit wenigen Klicks Arbeitsverträge und Projektverträge angelegt und verwaltet werden. In der Projektdetailkalkulation ist eine Übersicht über die bereits getätigten Ausgaben und das Restbudgets nach Budgetpositionen gruppiert ersichtlich. Die Projektsummenauswertung stellt eine Gesamtübersicht über alle Firmen (Betriebsstätten) zu Projekten, Umsätzen, Kosten und Erlösen inklusive Drill Down-Möglichkeit in das betreffende Projekt dar.

Fazit

Seit 2008 ist die Lösung nun im Produktiveinsatz und konnte LOOKS beim stetigen Wachstum und Bewältigen komplexer Medienprojekte begleiten. Und der gemeinsame Weg geht weiter. Die nächsten Optimierungen stehen auf der Agenda.

ERP-Partner GECKO

GECKO vertreibt die ERP-Software myfactory seit 2005 und ist myfactory Business Partner in den Leveln „SalesCenter“, „Consulting-Center“ und „Development-Center“.

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